Dit artikel beschrijft wat er is vastgelegd in de service level afspraken (artikel 4) en de verwerkersovereenkomst (artikel 9), en wat het systeem daadwerkelijk doet. Waar iets nog niet is aangetoond, staat dat erbij. Dat staat ook zo in de documenten die u heeft getekend.
Twee lagen back-up
- Primaire back-up bij de databaseleverancier. De database wordt dagelijks geback-upt, met point-in-time recovery: herstel naar een moment vlak vóór een incident.
- Een tweede, onafhankelijke kopie. Elke nacht maakt Epdee zelf een versleutelde kopie van de kerntabellen: patiënten, afspraken, facturen, verwijzingen, vragenlijsten, verzekeringsgegevens, gebruikers, locaties, producten en de meest recente auditregels. De sleutel wordt gescheiden van de productieomgeving bewaard. Deze kopieën worden 14 dagen bewaard en daarna automatisch opgeruimd.
Mislukt de nachtelijke kopie, of is hij verdacht klein, dan krijgt Epdee daar direct een melding van. Een back-up die stil faalt, is geen back-up.
De tweede kopie is een aanvulling, geen vervanging: hij bevat de kerntabellen, niet de volledige database. Voor volledig herstel blijft de primaire back-up leidend.
Hersteldoelstellingen
- RPO, het maximale gegevensverlies: 1 uur. Berust op de point-in-time recovery bij de databaseleverancier; niet aangetoond in een oefening.
- RTO, de maximale hersteltijd: 8 werkuren. Streefwaarde; niet aangetoond in een oefening.
- Terugleesbaarheid van de tweede kopie: geverifieerd op 1 september 2026. De kopie is opgehaald, ontsleuteld en gecontroleerd op volledigheid.
Wat nog niet is aangetoond, is het volledig terugzetten in een lege omgeving en de herstelprocedure bij de databaseleverancier. Die oefening staat gepland vóór 30 november 2026. Tot dan zijn RPO en RTO streefwaarden, geen resultaatsverplichting.
Bewaartermijnen
- U bepaalt de bewaartermijn. De wettelijke bewaarplicht voor medische dossiers (in beginsel 20 jaar, Wgbo) rust op uw praktijk als verwerkingsverantwoordelijke, niet op Epdee.
- Na beëindiging blijft uw account 30 dagen beschikbaar in alleen-lezen modus, zodat u kunt exporteren.
- Daarna verwijdert Epdee de gegevens binnen 90 dagen uit productie en binnen 180 dagen uit de back-ups, tenzij u schriftelijk om langere bewaring vraagt om aan uw eigen bewaarplicht te voldoen.
Epdee is dus geen bewaarplaats voor de wettelijke termijn van 20 jaar. Exporteer uw gegevens vóór het einde van die 30 dagen, of maak daar vooraf een aparte afspraak over. Hoe u exporteert staat in het artikel over de volledige data-export.