Stapt u over van Calendly naar Epdee, dan kunt u uw geplande afspraken in één keer overzetten. Dit is een eenmalige import, geen doorlopende koppeling: na de import plant u verder in Epdee, zodat de agenda één bron van waarheid blijft.
Wat u nodig heeft
Een Personal Access Token van Calendly. Die maakt u aan bij Calendly onder Integrations → API & Webhooks. Epdee gebruikt het token alleen voor dit ene verzoek en bewaart het nergens. Klaar met importeren? Trek het token bij Calendly weer in.
Alleen een beheerder kan importeren.
Stap voor stap
- Ga naar Instellingen → Calendly-import.
- Plak het token en kies de periode (Van en Tot). De periode mag maximaal 400 dagen beslaan. Alleen actieve afspraken worden opgehaald; geannuleerde niet.
- Klik Toon wat er zou binnenkomen. U ziet een lijst met naam, e-mail, datum en tijd. Afspraken die al eerder zijn geïmporteerd staan gedimd met de melding al geïmporteerd; die worden niet dubbel aangemaakt.
- Kies de Locatie en de Behandelaar waaronder de afspraken komen te staan, en eventueel een Behandeling.
- Klik Importeer … afspraak(en).
Na afloop ziet u hoeveel afspraken zijn aangemaakt, hoeveel nieuwe patiënten, en hoeveel er zijn overgeslagen.
Wat er met de gegevens gebeurt
- Per afspraak zoekt Epdee een bestaande patiënt op e-mailadres. Is die er niet, dan wordt een nieuw patiëntdossier aangemaakt met naam, e-mail en telefoonnummer uit Calendly. Staat in uw Calendly-intake een vraag naar de geboortedatum, dan wordt die ook overgenomen.
- De naam uit Calendly wordt gesplitst in voornaam en achternaam op de eerste spatie. Controleer dubbele achternamen en tussenvoegsels na de import.
- Alle geïmporteerde afspraken krijgen dezelfde locatie en behandelaar. Werkt u met meerdere behandelaars, importeer dan per behandelaar met een passende periode, of pas de afspraken daarna aan in de agenda.
Beperkingen
- Er worden maximaal 500 afspraken per keer opgehaald. Bij een grotere agenda deelt u de periode op.
- De import haalt niets uit Calendly weg en zet er niets in terug.