Standaard kan elke medewerker elk patiëntdossier in uw praktijk openen. Voor een praktijk van twee is dat werkbaar; wordt u groter, of behandelt u mensen die elkaar kennen, dan wilt u dat vaak niet. U kunt toegang dan beperken tot de patiënten met wie een medewerker een behandelrelatie heeft.
Dit staat standaard uit. Wij zetten het aan in overleg met u — het verandert hoe uw team werkt, dus dat is geen instelling die ongemerkt aan hoort te gaan.
Wanneer heeft iemand een behandelrelatie
Er is geen lijst die u moet bijhouden. De relatie ontstaat vanzelf, op vier manieren:
- de medewerker heeft het dossier zelf aangemaakt;
- de medewerker staat als behandelaar of assistent op een afspraak van de afgelopen twee jaar;
- de medewerker is bij waarneming of overdracht toegewezen aan deze patiënt;
- de medewerker heeft noodtoegang gebruikt (geldt 24 uur).
Een geannuleerde afspraak telt mee. De relatie ontstond toen de afspraak werd gemaakt, en juist bij een afzegging is nabellen normaal.
Wat blijft er altijd zichtbaar
Naam, contactgegevens, geboortedatum, BSN, verzekeringsgegevens en de afspraken blijven voor iedereen toegankelijk. Anders kan uw balie geen afspraak plannen en geen factuur maken voor iemand die zij niet zelf behandelt.
De beperking geldt voor de inhoud van het dossier: behandelverslagen, medicatie, overgevoeligheden, vragenlijstantwoorden en verwijzingen.
Noodtoegang: het blokkeert niemand
Opent iemand een dossier zonder behandelrelatie, dan verschijnt een scherm dat om een reden vraagt. Daarna gaat het gewoon door — er wordt niemand buitengesloten.
Dat is een bewuste keuze. Een arts die tijdens het spreekuur niet bij een dossier kan, is een groter risico dan de inzage die u ermee wilt voorkomen. De maatregel zit niet in het tegenhouden maar in het zichtbaar maken.
Wat er gebeurt als iemand doorgaat:
- de toegang geldt 24 uur en alleen voor dat ene dossier;
- naam, moment en reden worden vastgelegd in het audit log;
- de patiënt kan die reden opvragen.
Dat laatste is de reden dat het veld vrije tekst is en geen keuzelijst. Een keuzelijst wordt binnen een week reflexmatig aangeklikt; "waarneming" als enige woord wordt daarom geweigerd. Schrijf de reden op zoals u hem aan die patiënt zou uitleggen.
Ook een geweigerde poging wordt vastgelegd
Opent iemand een dossier waar hij geen relatie mee heeft en klikt hij daarna weg zonder reden op te geven, dan staat ook dát in het audit log. Zonder die regel ziet u alleen de keren dat iemand doorzette, en niet dat er eerst is rondgekeken.
Werkt u alleen?
Bij één behandelaar valt elke handeling samen met een behandelrelatie en zou de controle nooit afgaan. Voor die praktijken zetten wij hem uit. Komt er een tweede behandelaar bij, dan gaat de controle automatisch weer aan — dat is precies het moment waarop hij betekenis krijgt.
Wat een patiënt kan opvragen
Een patiënt heeft er recht op te weten wie zijn dossier heeft geraadpleegd. Vraagt iemand daarom, leg dat verzoek dan vast onder Privacy → Verzoeken; u heeft er wettelijk één maand voor, en die termijn wordt daar bijgehouden.
Wij leveren u dan een overzicht met datum, medewerker en handeling — en bij noodtoegang de opgegeven reden. Er staan geen IP-adressen of interne gegevens in.