Algemene Voorwaarden Epdee

Epdee:

Elysium B.V., handelend onder de naam Epdee, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77870859.

Klant:

de zorgaanbieder (rechtspersoon) die met Epdee een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Dienst.

Gebruiker:

een natuurlijke persoon (bv. arts, assistent, medewerker administratie) die namens de Klant toegang krijgt tot de Dienst.

Dienst:

de software-as-a-service "Epdee" zoals beschikbaar op https://epdee.nl, inclusief alle modules en integraties.

Patiëntdata:

persoonsgegevens van patiënten die door de Klant in de Dienst worden ingevoerd. Klant is verwerkingsverantwoordelijke; Epdee is verwerker (zie de Verwerkersovereenkomst).

Overeenkomst:

de tussen Epdee en Klant gesloten overeenkomst tot levering van de Dienst, inclusief deze voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en eventuele aanvullingen.

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en Overeenkomsten tussen Epdee en de Klant.

2.2 Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het account-aanvraagformulier indient en Epdee de aanvraag goedkeurt en de Klant het abonnement activeert.

3.2 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een minimumduur van één (1) maand, behoudens andersluidende schriftelijke afspraken.

3.3 Beide partijen kunnen de Overeenkomst maandelijks opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van veertien (14) dagen voor het einde van de lopende kalendermaand.

4.1 Epdee levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting. Epdee garandeert een uptime van 99,5% per maand, gemeten over een kalenderjaar, exclusief geplande onderhoudsvensters en force majeure.

4.2 Geplande onderhoudsvensters worden minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd en bij voorkeur uitgevoerd buiten kantooruren.

4.3 Epdee kan de Dienst doorontwikkelen, uitbreiden of wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen die de gebruikservaring negatief beïnvloeden wordt de Klant minimaal 30 dagen van tevoren geïnformeerd.

4.4 Bepaalde modules of integraties (Vecozo, Vektis, ZorgDomein, Mollie, etc.) vereisen dat de Klant zelf overeenkomsten met de betreffende externe partij sluit. Epdee draagt geen verantwoordelijkheid voor de beschikbaarheid van deze derde partijen.

5.1 De Klant gebruikt de Dienst uitsluitend voor de zorgactiviteiten waarvoor deze geleverd wordt en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de Wabvpz, WGBO, BIG en AVG).

5.2 De Klant is verantwoordelijk voor:

• de juistheid en volledigheid van de in de Dienst ingevoerde gegevens;
• het beheer van Gebruikersaccounts (aanmaken, blokkeren, verwijderen);
• het gebruik van veilige wachtwoorden en 2FA waar beschikbaar;
• het informeren van patiënten conform de AVG over de verwerking;
• het tijdig laten ondertekenen van aparte aansluitings­overeenkomsten met derden (Vecozo, ZorgDomein etc.) waar nodig.

5.3 Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, om de werking van de Dienst te verstoren, of om derden zonder rechtmatige grondslag toegang te verlenen.

6.1 De actuele tarieven staan op https://epdee.nl/prijzen. Bedragen zijn exclusief BTW.

6.2 SEPA-incasso is verplicht. Bij aanvang van de Overeenkomst verstrekt de Klant een doorlopende SEPA B2B-incasso­machtiging aan Epdee. De Overeenkomst komt eerst tot stand nadat een geldige machtiging is afgegeven en de eerste incasso door de bank van de Klant is geaccepteerd.

6.3 Facturatie geschiedt vooraf per maand. Incasso vindt plaats op of na de factuurdatum. De Klant zorgt voor voldoende saldo op de gemachtigde rekening.

6.4 Een storno (incasso geweigerd, ingetrokken, of teruggeboekt) wordt aangemerkt als verzuim. Epdee brengt € 25 storno­kosten in rekening en mag de Dienst zonder verdere ingebrekestelling opschorten na de tweede mislukte poging. Wettelijke handels­rente is van rechtswege verschuldigd vanaf de oorspronkelijke factuur­datum.

6.5 Epdee mag tarieven jaarlijks per 1 januari indexeren conform de CBS-consumentenprijsindex. Andere prijswijzigingen worden minimaal 60 dagen van tevoren aangekondigd; bij weigering kan de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

6.6 De Klant kan de SEPA-machtiging te allen tijde intrekken via de eigen bank. Intrekking zonder dat een andere geldige betaalwijze is overeengekomen geeft Epdee het recht de Overeenkomst per direct te beëindigen zonder restitutie van vooruitbetaalde termijnen.

7.1 Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst (software, broncode, ontwerp, documentatie) berusten bij Epdee. De Klant verkrijgt slechts een gebruiksrecht zoals beschreven in de Overeenkomst.

7.2 De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen Patiëntdata en kliniek­branding.

7.3 De Klant geeft Epdee toestemming om geanonimiseerde gebruiksstatistieken te verwerken voor productontwikkeling.

8.1 De aansprakelijkheid van Epdee voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Epdee heeft betaald, met een maximum van € 50.000 per gebeurtenis en € 100.000 per kalenderjaar.

8.2 Aansprakelijkheid voor indirecte schade (waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data, en schade door bedrijfsstagnatie) is uitgesloten.

8.3 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Epdee of haar leidinggevenden.

8.4 De Klant vrijwaart Epdee voor aanspraken van patiënten en derden voor zover die voortvloeien uit het door de Klant gevoerde zorgproces.

9.1 Voor de verwerking van persoonsgegevens (waaronder Patiëntdata) geldt de Verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.

9.2 Voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers, klanten en hun gebruikers door Epdee zelf, geldt de Privacyverklaring.

10.1 Na opzegging blijft het account 30 dagen in alleen-lezen modus beschikbaar voor data-export door de Klant.

10.2 Vervolgens worden alle Klant- en Patiëntdata definitief verwijderd uit productie binnen 90 dagen. Back-ups worden verwijderd binnen 180 dagen, behoudens wettelijke bewaarplichten.

10.3 Wettelijk verplichte bewaartermijnen (bv. 20 jaar voor medische dossiers onder WGBO) blijven van toepassing — de Klant draagt zelf verantwoordelijkheid om deze data tijdig te exporteren en elders te bewaren.

11.1 In geval van overmacht (waaronder storingen bij sub-verwerkers, cyberaanvallen, natuurrampen, oorlog, pandemie) is Epdee niet gehouden tot nakoming voor de duur van de overmachtsituatie.

12.1 Epdee mag deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd. Bij wezenlijke wijzigingen mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum.

13.1 Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

13.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Epdee gevestigd is, behoudens dwingend recht.

14.1 Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

14.2 Mondelinge afspraken binden Epdee niet tenzij schriftelijk bevestigd.

14.3 Voor vragen: mail hallo@epdee.nl.