Digitale intake vóór een ingreep: wat hij vastlegt, en wat niet

Vóór een ingrijpende of onomkeerbare behandeling wil je dat de patiënt goed voorbereid binnenkomt: hij heeft de voorlichting gelezen, weet wat er gebeurt, en heeft aangegeven waar hij over twijfelt. Een digitale intake kan dat regelen. Maar er zit een verschil tussen een formulier dat íéts opslaat en een intake waar je later op kunt terugvallen.

Wat een intake moet kunnen

• Informatie in stappen, niet één lange lap tekst. Per stap één onderwerp.
• Een eigen video. Een uitleg van de arts zelf werkt beter dan een folder. Zet hem niet op YouTube: de pagina draagt de naam van de patiënt, en dan kijkt een derde partij mee.
• Vragen met aandachtspunten. Een antwoord dat reden is om het nog eens te bespreken — een kinderwens, bloedverdunners, twijfel — hoort voor de arts bovenaan te staan.
• Bevestigingen. "Ik begrijp dat de ingreep bedoeld is als blijvend." De patiënt vinkt ze aan; zonder vinkje kan hij niet verder.
• Een ondertekening. De patiënt typt zijn volledige naam.

Het verschil zit in wat er wordt vastgelegd

De versie die de patiënt zag. Een praktijk past teksten aan. Worden de antwoorden getoond tegen de huidige versie van de vragenlijst, dan staat een eerder antwoord ineens onder een andere vraag, en is niet meer aan te tonen welke tekst de patiënt las. Bevries daarom bij het versturen een kopie, met een controlegetal erover.

Het moment van afronden. Tijdstip van de server, niet van de telefoon van de patiënt. Welke naam er werd getypt. Of de video echt is afgespeeld, en hoeveel ervan — niet alleen of er op play is gedrukt.

Wie de link opende. Een intake-link blijft dagen geldig. Wie de mail doorgestuurd krijgt, hoort niet de naam en de vragen van een ander te zien. Laat de link daarom pas iets tonen nadat de patiënt zich meldt met gegevens die in het dossier staan, zoals geboortedatum en postcode, en sluit hem na een paar verkeerde pogingen.

Wat een intake níét is

Een aangevinkte bevestiging en een getypte naam leggen vast dát de patiënt informatie heeft gekregen en iets heeft verklaard. Ze bewijzen niet dat hij het heeft begrepen, en ze nemen de informatieplicht niet over: die ligt volgens de WGBO bij de hulpverlener.

Een intake maakt het gesprek in de spreekkamer beter, want de patiënt komt voorbereid en de arts weet waar hij moet beginnen. Maar het gesprek blijft nodig. Leg daarom apart vast dat de antwoorden zijn besproken, of dat er nader overleg nodig is — als handeling van de arts, niet als vinkje van de patiënt.

Noem het in je communicatie dan ook geen toestemming. Het is voorbereiding, met een verklaring erbij.

Laat hem niet vergeten worden

De beste intake werkt niet als hij niet wordt verstuurd. Koppel hem aan de behandeling, zodat hij bij elke afspraak van dat type vanzelf meegaat — ook bij online boeken — met een herinnering als hij blijft liggen. En zorg dat de agenda laat zien of hij binnen is, zonder de antwoorden zelf te tonen aan iedereen die de agenda opent.

Bij een behandeling met bedenktijd: laat het systeem signaleren wanneer een patiënt zijn intake korter van tevoren invulde dan die bedenktijd. Dan valt het op vóór de dag van de ingreep, niet erna.

Hoe het in Epdee werkt

In Epdee bouw je een intake uit blokken — stap, informatie, eigen video, keuzevraag met aandachtspunt, open vraag, bevestiging en ondertekening — met rechts een live voorbeeld van wat de patiënt ziet. Bij het versturen wordt de versie bevroren; bij het afronden worden tijdstip, getypte naam en het afspelen van de video vastgelegd.

Koppel je de intake aan een product, dan gaat hij bij elke afspraak vanzelf mee, met hooguit twee herinneringen en een melding aan de praktijk als de deadline verstrijkt. De link opent pas na een controle op geboortedatum en de cijfers van de postcode, en gaat na vijf verkeerde pogingen dicht. De arts ziet de aandachtspunten eerst, en kiest daarna "Besproken in consult" of "Nader overleg nodig".