Esthetiek-praktijk starten in 2026: complete software-stack

Je start een esthetiek-praktijk. Cosmetisch, plastisch, dermatologisch — privé, dus geen verzekeraars. De vraag: welke software heb je écht nodig vanaf dag 1? Hier is de stack, geordend op prioriteit.

Tier 1: kun je niet zonder

EPD met patiëntdossier + agenda

Eén systeem voor: afspraken, dossier, factuur, foto-opslag. Vermijd losse tools voor elk onderdeel. Kies SaaS — moderne EPD's vanaf €99-250/mnd doen dit allemaal samen.

Online boekingspagina

Patiënten verwachten Calendly-gemak. Geen telefoontjes voor in-plannen. Beschikbaarheid online + automatische bevestiging.

Patiëntportaal voor toestemming + foto's

Pre-/post-foto's moeten met expliciete patiënt-toestemming worden opgeslagen. AVG-conform. Patiënt kan toestemmingen via portaal beheren.

Online betalen (Mollie of Stripe)

Patiënt betaalt direct via iDEAL/creditcard/QR. Geen openstaande facturen. Geld direct naar je rekening.

Tier 2: heel waardevol, niet kritisch dag 1

Behandelplan-flow met patient-akkoord

Behandelplan opstellen, kosten erbij, patiënt accepteert via magic-link, dan afspraak prikken. Voorkomt no-shows en discussie over kosten.

Marketing automation (email + SMS)

Welkomstmail, herinnering, follow-up 2 weken na behandeling, jubileum-herinnering. Werkt via je EPD of een aparte tool als Mailchimp.

Foto-vergelijking tool

Before/after side-by-side voor patiënt-overzicht. Some EPD's hebben dit, anders aparte tool als Smartview.

Tier 3: pas relevant bij schaal

Voorraad-beheer (botulinum, fillers)

Pas relevant bij ≥3 behandelaars en €5k+/maand inkoop. Voor solo: Excel is voldoende.

Loyalty / membership-programma

Pas relevant bij 200+ vaste klanten.

CRM met sales-pipeline

Voor leads die nog geen afspraak hebben. Pas relevant bij 50+ leads/maand.

Wat je NIET nodig hebt

• DBC-administratie: privé-cosmetisch is niet verzekerd, dus geen DBC.
• Vecozo DECL: idem, geen declaratie aan verzekeraar.
• HiX/ChipSoft: ziekenhuis-software, complete overkill.
• Aparte boekhoud-software dag 1: Moneybird/Exact zijn add-ons die je later koppelt.

Maandbudget

| Tier | Wat | Kosten/mnd | |---|---|---| | 1 | EPD + agenda + portaal + betaling | €99-250 | | 1 | Domeinnaam + email | €10-15 | | 2 | Marketing automation | €25-50 | | 2 | Foto-tools | €0-30 | | Totaal | | €135-345 |

Vergelijk dat met traditionele setup (~€800-1500/mnd) en je begrijpt waarom moderne SaaS aantrekkelijk is.

Tot slot

Epdee doet Tier 1 in één pakket vanaf €99/mnd (incl. branding, foto-opslag, Mollie-betalingen). Maandelijks opzegbaar — perfect voor een opstartende praktijk waar je nog niet wil committeren.