Workflow-automatisering in je praktijk: 5 concrete tijdwinsten

Iedere specialistische praktijk heeft repeterende handelingen die secretaresse-tijd opslokken: bevestigingen sturen, vragenlijsten uitvragen, no-show-opvolging. Een goed EPD kan veel daarvan automatiseren.

Hier zijn 5 concrete voorbeelden met realistische tijdwinsten.

1. Afspraak-bevestiging + 24u herinnering

Handmatig: secretaresse mailt na elke boeking + handmatig nog een herinnering 24u vooraf. Ongeveer 3 minuten per afspraak inclusief context-switch.

Geautomatiseerd: auto-mail bij boeking + scheduled herinnering 24u en 2u vooraf via SMS.

Tijdwinst: 50 afspraken/week × 3 min = 2,5 uur/week. Plus 30-50% lagere no-show rate.

2. Pre-consult vragenlijst

Handmatig: patiënt vult anamnese in tijdens consult; arts typt over of laat secretaresse vooraf bellen.

Geautomatiseerd: 3 dagen vóór afspraak auto-mail met link naar vragenlijst. Antwoord landt direct in dossier.

Tijdwinst: 5-10 min anamnese-tijd per consult uitgespaard = bij 30 patiënten/week 2,5-5 uur/week voor de arts. Plus betere vragenlijst (patiënt heeft thuis tijd om na te denken).

3. Factuur + Mollie-link automatisch na consult

Handmatig: factuur maken in Excel/Word + apart aan patient mailen + betaalverzoek via tikkie.

Geautomatiseerd: bij sluiten consult-notitie wordt factuur gegenereerd met NZa-codes + Mollie-link/QR + auto-verzonden.

Tijdwinst: 4-5 min per factuur = 50 facturen/week = 3-4 uur/week. Plus snellere betaling.

4. No-show automatische opvolging

Handmatig: secretaresse mailt na 24u "u was niet aanwezig" + handmatig opnieuw inplannen aanbieden.

Geautomatiseerd: 2u na geplande tijd zonder bevestiging auto-mail met re-book-link.

Tijdwinst: 1-2 min × 5-10 no-shows/week = 30-60 min/week. Plus 20-40% van no-shows boekt zelf opnieuw via de link.

5. Verjaardags- of jaarcontrole-mail

Handmatig: vergeten of jaarlijks via Excel-list mailen.

Geautomatiseerd: workflow regel "1 jaar na laatste consult → stuur preventie-mail".

Tijdwinst: bouwt zichzelf — extra omzet door re-engagement.

Hoe richt je dit in?

Moderne EPD's hebben een workflow-engine waarmee je triggers + acties kan instellen:

• Trigger: "Afspraak ingeboekt", "Consult gesloten", "Geen show", "Datum X jaar na consult"
• Actie: "Email vanuit template", "SMS sturen", "Factuur maken", "Vragenlijst toesturen"

Geen code nodig — UI-gebaseerd zoals Zapier.

Wat NIET te automatiseren

• Eerste contact bij potentieel risico-patient (telefonisch beter)
• Crisis-respons (GGZ, suïcide-signaal)
• Persoonlijke conditie-check (postoperatief op dag 3)

Tot slot

Epdee heeft workflow-automatisering standaard ingebouwd in alle plannen. Vooraf-templates voor bevestiging, herinnering, follow-up. Aanpasbaar zonder developer. Vanaf €99/mnd.